Ich weiss schon: Sich ärgern kostet unnötig Energie. Und ich ärgere mich ja auch selten. Doch manchmal steigt mir wegen Kleinigkeiten Röte ins Gesicht. Besser gesagt: wegen fehlender Kleinigkeiten.
 

Zum Beispiel beim Schreiben von E-Mails

Man müsste meinen, jeder wisse, wie man einen anständigen Brief schreibe, insbesondere was die Form anbelangt. So trägt ein Brief, etwa eine Beschwerde über eine falsch ausgestellte Rechnung, folgende Teile:
 

1. Den genauen Absender mit vollem Namen, Adresse und möglichen Kontaktinfos wie Telefon, Fax oder Handy
2. Eine Zeile mit einem aussagekräftigen Betreff.
3. Eine Anrede
4. Den Inhalt mit entsprechenden Fakten, schön in übersichtliche Abschnitte gegliedert.
5. Eine Unterschrift über oder unter dem getippten Namen

Ein Datum steht auch drin, das ist klar. Im Zusammenhang mit E-Mails ist dies hier jedoch nicht wichtig. Diese tragen ohnehin ein Datum.

Diese 5 Punkte gehören auch in einen elektronischen Brief. Mag er noch so kurz sein. Mich ärgert es gelegentlich, wenn diese Punkte einfach missachtet werden. Zuweilen neige ich sogar dazu, fehlenden Anstand oder Respekt des Versenders/der Versenderin mir gegenüber anzunehmen.

Oder ist es tatsächlich so, dass im SMS-Zeitalter das Briefeschreiben eine belanglose Kunstform geworden ist?

Dabei gibt absolut keinen Grund zur Verrohung der Briefschreibkultur, auch wenn die Übermittlung auf elektronischen Weg erfolgt. Eine übersichtliche, etwas "gepflegte" Präsentation, so wie Sie sie auch in Briefen anstreben, darf getrost in einem E-Mail zu finden sein. Sie ist ja nichts anderes als der (elektronische) Ersatz für den gedruckten Bogen Papier, der in einem frankierten Umschlag Ihr Haus verlässt.

Was mir fehlt

In der Post, die ich übers Internet erhalte, finde ich immer wieder elektronische Briefe, welche mir achtlos geschrieben vorkommen.

• So steht immer mal wieder kein Betreff im E-Mail.
• Es gibt es keine Anrede. Dabei reicht mir "Guten Tag" auch zu Abendstunden.
• Alles ist in Kleinschrift geschrieben.
• Manchmal stehen Anrede, Text und Gruss mit Name in einem Abschnitt, alles schön hintereinander.
• Es fehlt eine "Unterschrift", also der komplette Name der Versenderin/des Versenders am Ende des Haupttextes.
• Die Absender-Informationen sind unvollständig oder fehlen, eine Telefonnummer für einen Rückruf ist nicht zu finden.

Meine Güte, ist das denn so schwierig! Zuweilen kommt es mir vor, als sähen einige im Medium E-Mail ein Fresszettel-Transportsystem. Am besten noch kräftig mit jugendlicher SMS-Syntax gefüttert.

Wie schreibt man eine E-Mail?

• Ein aussagekräftiger Betreff gehört in die entsprechende Zeile.
• Eine Anrede, bitte. (Wenn an einem Tage mehrere Mails mit Antworten zwischen denselben Personen hin und her gehen, so schreibe ich nach dem ersten Mail meist keine Anrede mehr, sondern lege immer gleich mit den Fakten los.)
• Der Text darf ruhig mit Abschnitten sinnvoll gegliedert werden.
• Wissen Sie, warum Rechtschreibregeln für E-Mails nicht gelten sollen? Ich kenne auch nicht alle diese Regeln - aber grosse und kleine Buchstaben kann ich meist richtig setzen. Das gehört sich auch!
• Freude macht es, den vollen Namen des Autors unter dem Text zu lesen.
• Eine Fusszeile ist wie der Briefkopf im gedruckten Brief. Sie hat maximal 4 Zeilen und 80 Zeichen in der Breite. Es stehen alle Kontaktangaben, wie Adresse, Tel.-Nr. usw. drin.
• Hallo! Noch nicht absenden. Zuerst die E-Mail nochmals durchlesen.

Lasst Tofu sein

"Text oben Fullquote unten", also Tofu, ist drin in solchen Mails, die mir eine Antwort senden und unterhalb davon steht anschliessend der ganze Textwüste meiner ursprünglichen Mail nochmals - in voller Länge. Ich mag Tofu überhaupt nicht - auch den zum Essen nicht.

In einem meiner Projekte versende ich etwa einen Newsletter mit einer langen Liste von Musiktiteln. Nicht weiterdenkende Mitmenschen antworten mir dann auf dieses Mail, manchmal mit einer Bestellung. Unter dieser finde ich den kompletten Text meines Newsletters wieder. Drucke ich ein solches Mail aus, so sind das dann drei Seiten Papier, die mein Drucker ausspuckt - 2 davon absolut unnötig.

Und wenn wir schon dabei sind

Serienmails enthalten die verschiedenen Adressen nicht im Feld mit der Bezeichnung CC:, sondern in jenem, das mit BCC: angeschrieben ist. Warum? Stehen die Adressen in CC: so kann jeder Adressat alle E-Mail-Adressen aus Ihrer Sammlung lesen. Ich möchte nicht, dass meine E-Mail-Adresse auf diese Weise verteilt wird!
Stehen hingegen alle Adressen in BCC: so kann niemand erkennen, an wen alles Sie dieses E-Mail versendet haben.

Solche Kleinigkeiten zu berücksichtigen wird mir, und anderen, das Leben erleichtern. Und Energie sparen wir dann auch - weil wir uns weniger über Nachlässigkeiten ärgern werden.